7 راهکار برای این که بیشترین کار را در یک روز انجام دهید

اخبار ایران و جهان 16 آذر 1399 94 بازدید

بسیاری از افراد در ابتدای روز خود برای انجام بسیاری از کارها برنامه ریزی می کنند ، اما در پایان روز از اینکه درگیر کارهای دیگری مانند جلسات و پاسخگویی به تماس های تلفنی یا ایمیل شده اند، متعجب می شوند.

با وجود موارد زیادی که می تواند افراد را از انجام وظایفشان منحرف کند، ایجاد برنامه ای مهم است که فرد می تواند برای تمرکز بر روی موارد مهم و اولویت ها به آن اعتماد کند.

پس چگونه باید بیشترین کارها را در یک روز انجام داد؟

1- مهمترین اول

- بسیاری از افراد اهمیت تعیین مهمترین کار را برای اولین بار هنگام تهیه برنامه کاری روزانه نادیده می گیرند ، با وجود مزایای آن، هنگامی که شخصی مهمترین وظیفه خود را در ابتدای روز کار انجام می دهد، این اشتیاق او را برای انجام بقیه کارها افزایش می دهد، علاوه بر تحقیقات نشان داده است که آغاز روز کار بیشتر است ساکت و کم جمعیت است و به افراد کمک می کند تا تمرکز کنند، بنابراین بهتراست مهمترین کار آن زمان انجام شود.

برای انجام مهمترین کار توصیه می شود برای برنامه ریزی کاری زمانی را در بازه زمانی 30 تا 90 دقیقه اختصاص دهید و همچنین برای جلوگیری از حواس پرتی باید از چک کردن ایمیل یا سایتهای رسانه های اجتماعی در آن زمان خودداری کنید.

2- برنامه کار را پر کنید

- پر کردن برنامه کار کاملاً با وظایف و فعالیت ها مهم است. برنامه را می توان به زمان تعیین شده برای کارهای مهم ، زمان دیگری برای کارهای غیر مهم و همچنین زمان برای استراحت تقسیم کرد.

- هنگامی که برنامه کاری کامل است ، اتلاف وقت در امور غیر مهم مشکل است، زیرا فرد پس از آن دقیقاً می داند که وقت خود را چگونه خواهد گذراند و می تواند از انجام هر کاری که دیگران از او می خواهند و با برنامه کاری مغایرت دارد، امتناع ورزد.

3- تکنیک پومودورو

- این تکنیک به معنای اختصاص 25 دقیقه برای کار مداوم است ، که در طی آن فرد بر روی یک کار تمرکز می کند، قبل از اینکه پنج دقیقه به استراحت بپردازید و سپس سه بار دیگر قبل از یک دوره طولانی استراحت دوباره به همان روش کار کند. این تکنیک به افراد کمک می کند بدون حواس پرتی بهتر تمرکز کنند و همچنین باعث خستگی آنها نمی شود.

4- جریان انرژی

- سطح انرژی افراد در طول روز ثابت نیست ، زمان خاصی در طول روز وجود دارد که فرد قبل از اینکه کمی نیاز به استراحت داشته باشد ، بیشتر فعال و هوشیار است و بنابراین فرد می تواند بر اساس زمانی که پر از انرژی است ، یک برنامه کاری تنظیم کند ، به طوری که او زمانی را از 50 تا 90 دقیقه برای کار و سپس 20 تا 30 دقیقه برای استراحت.

5- جریان وظیفه

- این بدان معنی است که کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید، هرچه فرد بیشتر روی یک نوع کار تمرکز کند، سریعتر آنها را تکمیل می کند، می توان برای تکمیل تمام کارهای اداری با هم زمان اختصاص داد، به عنوان مثال زمان دیگری را برای انجام پروژه های خلاقانه اختصاص داد.

6- زمان صرف شده برای کارها را تعیین کنید

یکی ازاصلی ترین مشکلاتی که افراد هنگام تهیه یک برنامه کاری با آن روبرو می شوند این است که آنها نمی دانند دقیقاً چه مدت کار طول می کشد، بنابراین برای افراد مهم است که مدت زمان لازم برای انجام چندین کار را کنترل کنند. این امر به آنها در تهیه برنامه کاری هفته آینده کمک می کند.

- شما می توانید از برنامه هایی چون  " RescueTime " استفاده کنید ، و این برنامه به افراد کمک می کند تا زمانی را که در وب سایت ها و برنامه های مختلف می گذرانند و همچنین زمانی را که برای انجام برخی کارها صرف می کنند ، کنترل کنند.

7- زمانی را برای بررسی ایمیل ها و چت ها تعیین کنید

بیشتر افراد در طول روز وقت زیادی را برای بررسی ایمیل و شبکه های اجتماعی تلف می کنند، که این امر بر انرژی و بهره وری آنها تأثیر می گذارد.

متناوباً، زمان های مشخصی در طول روز می تواند به بررسی ایمیل ها و پاسخ به پیام های دیگران اختصاص یابد و این زمان را می توان پس از انجام مهمترین کار روز و بعد از ظهر که سطح انرژی پایین است ، اختصاص داد.